La differenza principale tra i due è il meccanismo di apertura e chiusura. Mentre gli archi di una cartella si aprono con un meccanismo a leva, i raccoglitori ad anelli hanno un meccanismo a strappo. Si aprono tirando gli anelli.
I raccoglitori ad anelli sono di solito più stretti delle cartelle e sono quindi più adatti a viaggiare. Il meccanismo a leva dei raccoglitori, d'altra parte, rende più facile l'archiviazione e la rimozione dei documenti.

Spesso si trovano informazioni sull'altezza della colonna vertebrale sulle pagine del produttore, ma non sul
sulla capacità della cartella. Questo si basa sull'effettiva altezza di riempimento, che corrisponde alla distanza tra il bordo superiore della guida metallica e il bordo inferiore dell'anello. 100 fogli di carta con uno spessore di 80 grammi per metro quadrato risultano in una pila con un'altezza di undici millimetri. Quindi si può calcolare la capacità in base all'altezza di riempimento.
Semplice regola empirica per l'orientamento: una cartella con una larghezza del dorso di otto centimetri contiene circa 600 fogli, una versione più stretta di cinque centimetri poco meno di 350 fogli. Divisori, schede e carta più spessa occupano più spazio e riducono la capacità.

Come persona privata, siete obbligati a conservare i documenti ufficiali, come
certificati di nascita e di matrimonio, per tutta la vita. Altrimenti, non ci sono obblighi di ritenzione fissi. Tuttavia, dovreste avere a portata di mano certificati, documenti di assicurazione, contratti, prove di reddito, nonché estratti conto bancari degli ultimi quattro anni e documenti fiscali pertinenti nel caso in cui vi venga richiesto di fornire una prova.
I documenti aziendali sono una questione diversa. Un'azienda deve essere in grado di produrre vari documenti in caso di audit. I periodi di conservazione vanno da sei a dieci anni, a seconda del tipo di documento.