La differenza principale tra i due è il meccanismo di apertura e chiusura. Mentre gli archi di una cartella si aprono con un meccanismo a leva, i raccoglitori ad anelli hanno un meccanismo a strappo. Si aprono tirando gli anelli.
I raccoglitori ad anelli sono di solito più stretti delle cartelle e sono quindi più adatti a viaggiare. Il meccanismo a leva dei raccoglitori, d'altra parte, rende più facile l'archiviazione e la rimozione dei documenti.

Spesso troverete informazioni sull'altezza della colonna vertebrale sul sito web del produttore, ma non sul
sulla capacità della cartella. Questo si basa sull'effettiva altezza di riempimento, che corrisponde alla distanza tra il bordo superiore della guida metallica e il bordo inferiore dell'anello. 100 fogli di carta con uno spessore di 80 grammi per metro quadrato risultano in una pila con un'altezza di undici millimetri. Quindi si può calcolare la capacità in base all'altezza di riempimento.
Una semplice regola empirica per l'orientamento: una cartella con una larghezza del dorso di otto centimetri contiene circa 600 fogli, una versione più stretta di cinque centimetri poco meno di 350 fogli. Divisori, schede e carta più spessa occupano più spazio e riducono la capacità.

Come persona privata, lei è obbligato a conservare i documenti ufficiali, per esempio i certificati di nascita e di matrimonio. Altrimenti, non ci sono obblighi di ritenzione fissi. Tuttavia, dovreste avere a portata di mano certificati, documenti di assicurazione, contratti, prove di reddito ed estratti conto bancari per gli ultimi quattro anni e documenti fiscali rilevanti nel caso in cui vi sia richiesto di fornire prove.
La situazione è diversa con i documenti commerciali. Un'azienda deve essere in grado di produrre vari documenti in caso di audit. I periodi di conservazione sono da sei a dieci anni, a seconda del tipo di documento.