Essenzialmente, la differenza tra un raccoglitore e una cartella è il modo in cui i fogli vengono messi al loro interno. Mentre in una cartella li metti semplicemente in modo sciolto, per archiviarli devi prima forarli e poi metterli su una clip. In questo modo, i documenti sono saldamente fissati in un raccoglitore. Con le cartelline, gli elastici impediscono ai singoli fogli di scivolare fuori.

Nella vita quotidiana d'ufficio, le cartelle sono particolarmente adatte come forma di archiviazione per i file che sono ancora in fase di elaborazione. Rispetto alle cartelle, le cartelle sono più facili da gestire e più chiare. Le carte inserite liberamente possono essere rimosse rapidamente e facilmente. I I raccoglitori, d'altra parte, sono adatti per archiviare i processi completati.
I documenti importanti e le prove che non devono essere perforate sono ben conservati in una pellicola trasparente nella cartella e in un raccoglitore. Tuttavia, quando si presentano questi documenti, per esempio ad un colloquio di lavoro, si deve assolutamente usare una cartella.

Sulla lista del materiale per la scuola primaria, troverete spesso la nota "cartella della posta". Questo significa semplicemente una comune cartella legale, cioè una cartella con tre ali interne. È usato per la comunicazione tra insegnanti e genitori. Il primo può usarlo per inviarvi informazioni e appuntamenti, e voi potete usarlo per inviare loro note di malattia e simili.